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A gestão de documentos da frota é um assunto simples, porém pouco discutido entre os gestores

É difícil encontrar empresas que organizam documentos dos veículos e motoristas da frota, da forma adequada

🤔 O que é a gestão dos documentos?

Fazer a gestão dos documentos em uma empresa, é ter todos os registros relevantes armazenados e organizados, permitindo o fácil acesso, quando necessário

Para uma empresa com frota de veículos, organizar seus documentos é guardar registros importantes dos carros e motoristas para fim de controle e segurança jurídica.

❓ Por que fazer a gestão Online dos documentos?

A Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), revelou em 2015 que as empresas gastam em média, 1 mês do ano procurando informações, e que tudo isso ocorre devido à má organização dos documentos

Essa pesquisa ainda afirma que as empresas levam cerca de 2 horas por dia, buscando informações entre documentos

Ou seja, caso não seja feita a gestão dos documentos, boa parte do tempo de trabalho é gasto procurando os documentos da frota, tornando a empresa improdutiva

📄 Quais documentos da frota organizar?

É importante falar que, para organização e gestão dos documentos da frota, você deve separar em dois grupos: Os documentos dos veículos e documentos dos condutores

Os principais documentos que você deve armazenar dos veículos da frota, são:

-Política de Frota;
-IPVA;
-Licenciamento;
-Documento Único de Transferência (DUT);
-Apólice de seguro;
-Orçamentos;
-DPVAT

Tendo fácil acesso a esses documentos do seu veículo, serão evitados as perdas de prazos e vencimentos, que podem trazer complicações para sua empresa

Já sobre os condutores da frota, você deve ter controle de 3 documentos:

-Política de Frota;
-Cópia da CNH;
-Extrato de pontos do Detran

Ter registro da Política de Frota assinada pelo seu motorista, garante a prova de que o colaborador está ciente de todas as regras de utilização dos veículos

Isso se torna um incentivo para que o condutor respeite as normas que foram acordadas no termo

A cópia da CNH de seu motorista, assim como o extrato de pontos emitido pelo Detran, está diretamente ligada à segurança jurídica

De acordo com Art. 310 da Seção I de Disposições Gerais do Código de Trânsito Brasileiro, a empresa é responsável por tudo que acontece com veículo

Ou seja, a empresa responderá, caso o motorista que não esteja regularmente habilitado se envolva em algum acidente, sinistro, ou mesmo caso passe por uma blitz na rua

Por isso, além do armazenamento, o gestor deve ter controle da validade dos documentos, pedindo atualizações periódicas

O extrato da pontuação deve ser consultado pelo próprio motorista, basta entrar no site do Detran de seu estados

Recomendo que solicite uma nova emissão a cada 3 meses

💻 Onde guardar os documentos da frota?

Você pode armazenar todos os documentos em pastas, lembrando sempre de manter separado, documentos dos motoristas e dos veículos

Mas eu aconselho fortemente que faça esse controle por meios digitais

Você pode digitalizar todos os documentos e armazenar em sistemas de nuvem, como o Google Drive

Assim, além de ter mais organização com os documento, você garante a redução de custos evitando papelada na sua frota

🚗 Como um sistema de gestão de frotas ajuda na organização de documentos

Com o Contele Rastreador, é muito mais fácil ter controle dos registros da sua frota

Usando o sistema de rastreamento, é possível adicionar um link da pasta com os documentos da frota

Além de ter controle de todas as informações do veículo, você também tem fácil acesso a todos os documentos

No menu principal na pasta dos veículos, é possível inserir o link da pasta onde os documentos estão arquivados

Assim, pelo próprio aplicativo, o gestor pode encontrar todos os documentos importantes para sua gestão, além de receber lembretes para controle de documentos dos motoristas
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