Voilà un livre sur l’organisation du travail qui m’a beaucoup plu !! Emilie Amic est une consultante en management et coach entrepreneuriale. Dans son livre « Mieux s’organiser au travail » elle présente des méthodes très pratiques et qui ont fait leur preuve, qui permettent d’être très efficaces lors d’une journée au boulot.
Dans cette vidéo vous allez découvrir les 3 piliers à la base de l’organisation au travail :
1. La définition des objectifs : impossible donc de bien utiliser son temps si on ne sait pas sur quelles activités il est important de se concentrer. Vos objectifs peuvent découler de vos souhaits de carrière, de votre manager, de votre mission ou de la stratégie de votre entreprise.
Définissez vos objectifs en utilisant un verbe d’action au présent, en les formulant de manière positive, en veillant qu’ils soient sous votre responsabilité directe. Utilisez la méthode SMART ; vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables ambitieux, réalistes et temporels.
2. La planification et le suivi des actions : découpez vos objectifs en plusieurs actions, et décomposez les actions en plusieurs tâches pour créer un plan d’action Vous pouvez procéder en deux étapes : listez d’abord toutes les actions pertinentes, et déterminez ensuite l’ordre et le délai de réalisation de chaque action.
Notez l’ensemble de vos actions dans un tableau dans lequel pour chaque action vous indiquez sa durée prévisionnelle, la date de début et de fin estimées, et son statut, qui peut prendre une de ces quatre valeurs : non initié, en cours, réalisé ou abandonné.
Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez enrichir le tableau en indiquant le budget, les risques et les indicateurs de réussite associés à chaque action.
Pour assurer le suivi de votre plan d’action, assurez vous de :
• revoir vos objectifs et vos grands projets une fois par an
• mettre à jour vos objectifs et définir votre plans d’actions une fois par trimestre ou par semestre
• mettre à jour votre plan d’action une fois par mois
• préparer la semaine à venir et les 2 successives de manière hebdomadaires
• définir quotidiennement la liste de tâches de la journée
3. L’organisation du temps
Evitez à tout prix de démarrer votre journée au travail en lisant vos emails. Votre 1ère action du jour devrait être de vous fixer 2 ou 3 tâches prioritaires à réaliser pendant la journée. Vous progresserez ainsi vers vos objectifs, et vous serez satisfaits de votre journée de travail.
Planifiez leur exécution selon votre agenda de la journée, et veillez à ne pas dépasser délai prévu.
Réservez 20 - 30% de temps pour la gestion des imprévus et des sollicitations. Votre agenda aura ainsi la flexibilité nécessaire pour ajuster les autres actions de la journée.
A l’échelle d’une semaine, prenez une heure de temps pour faire le bilan de l’avancement de vos objectifs, et préparer la semaine à venir. Cela vous permettra ensuite de choisir les tâches quotidiennes en une quinzaine de minutes.
Voici quelques conseils très concrets sur la définition des objectifs, sur la planification et le suivi des actions et sur la gestion du temps afin de mieux vous organiser au travail. Leur application vous permettra d’atteindre plus vite vos objectifs prioritaires, tout en ressentant un sentiment de contrôle et de satisfaction qui rendra vos journées plus agréables.
Est-ce que vous appliquez déjà certains de ces conseils à votre journée de travail ?
Quelles sont vos astuces les plus efficaces pour bien vous organiser ?
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Crédit pour la musique finale : Bensound (www.bensound.com)
