Registro das atas da associação
Quais os procedimentos para registro em cartório das atas de assembleia da associação?
Toda associação precisa registrar em cartório as atas das assembleias. É na ata que estão registradas as maiores e importantes decisões e contam a história da instituição. Por isso além de muito bem escritas as atas precisam estar registradas em cartório, principalmente as que alteram endereços, composição de diretoria, eleições tanto da diretoria quanto de conselhos e as atas das assembleias onde as decisões mais importantes forem tomadas.
Precisamos registrar as atas das assembleias ordinárias e extraordinárias. Essas são obrigatórias. As assembleias ou reuniões de diretoria não são de registro obrigatório. É importante registrar as atas sempre no mesmo cartório. Uma vez registrada a ata de fundação da associação todas as outras devem ser registradas no mesmo cartório de registro de títulos e documentos. Procure sempre o mais próximo do endereço da instituição para facilitar as idas e vindas ao cartório.
Quando se registra a ata de fundação da associação você vai registrar também o Estatuto. Este documento é a certidão de nascimento da instituição e ele recebe as assinaturas do presidente, do secretário e de um advogado de sua confiança. Todas essas assinaturas terão firma reconhecida. Junto à assinatura do advogado deve estar anotado o número de registro dele na OAB - Ordem dos Advogados do Brasil.
Todas as atas registradas deverão compor um único documento ou livro de registros. Colecione as atas, por ordem cronológica em uma única pasta. Assim você terá toda a história da instituição em suas mãos. Junte nessa pasta também as atas de reunião de diretoria onde decisões são tomadas para o dia a dia da instituição. O secretário da Associação ou ainda a pessoa ou empresa contratada para a digitação e diagramação das atas, deve sempre manter 2 cópias de segurança em formato digital e impresso, para qualquer exigência de apresentação para fiscalização, reuniões, acompanhamento e entrega quando solicitadas.
Ter toda a documentação da sua instituição em ordem pode poupar trabalho na hora em que vc precisar deles para apresentar em eventuais projetos, editais ou mesmo para conseguir aprovação das contas bancárias da instituição.
Sucesso e mantenha tudo organizado!
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