Для более подробной консультации оставьте заявку на сайте [ Ссылка ]
Тел/WhatsApp: +79251031640
Телеграмм: @azalogin
Задача у нас простая: Автоматизировать работу с платежами и настроить учет всех расходов. Еще сделаем, чтоб все было очень просто и удобно, без сложных схем для пользователей.
Мы настроим две функции бухгалтера в amoCRM:
1. Подтверждение платежей. Это когда менеджеры заключили договор с клиентом, а бухгалтер должен подтвердить, что деньги пришли в кассу, будь то наличные или безнал.
2. Оплата счетов. Во первых, если у вас есть бухгалтер, то должен получать распоряжения на оплату счетов автоматически. Во вторых, нам важно фиксировать все расходы. Данные должны попадать в CRM систему и в нашу управленческую таблицу.
Работа бухгалтера, хоть и будет контролироваться с помощью amoCRM, но выполняться будет через телеграмм и личный кабинет, без непосредственного доступа к CRM системе.
Отдельный аккаунт для бухгалтера мы заводить не будем.
Итак, первая функция, это подтверждение платежей.
Все платежи у нас делятся на несколько видов оплаты:
- Наличными в кассу
- Перевод на карту
- Оплата по терминалу
- Безналичный перевод
- Кредитный договор
После того, как был заключен договор и внесена предоплата, задача бухгалтера подтвердить этот платеж.
В зависимости от типа платежа, можно настроить разные личные кабинеты для разных сотрудников. Например, наличные может принимать и подтверждать сам собственник, а выписки по счетам проверять бухгалтер в отдельном личном кабинете.
Выглядит это так:
Менеджер заключил договор с клиентом и заполнил поля в amoCRM, связанные с заключением договора:
- Предоплата
- Тип оплаты
- Номер договора
- Дата и так далее.
Если это были наличные, то система нам показывает, что на этом менеджере числятся деньги. Да, то есть менеджер за день заключил 5 договоров, получил 5 предоплат, к вечеру он должен эти деньги сдать.
Как только он сдал деньги в кассу, кассир подтверждает получение суммы по ссылке и система списывает с него эту сумму. Статус сделки при этом может меняться, на «Платеж подтвержден» или сделка просто уходит в успешно реализовано.
Если это был безнал, эквайринг или кредит, то бухгалтер просматривая выписки разносит платежи по нужным договорам и подтверждает, что деньги пришли. Статус сделки так же может меняться.
По каждой сделке может быть несколько платежей. Обычно это предоплата и остаток оплаты, но бывает и больше платежей, все платежи нужно подтверждать.
Система подтверждения платежей, не только контролирует менеджеров, но так же исключает возможность пропустить какой-то платеж от клиента или зависшие деньги в банке.
Выгоды от этой системы в то, что руководителю можно больше об этом не думать, не нужно будет отвлекаться. Теперь пусть система контролирует платежи.
Следующая функция, это оплата счетов и внесение расходов.
Счета у нас делятся на те, которые связанные со сделками и те, которые не связанные со сделками.
Связанные со сделками, это в том случае, когда вы закупаете материалы или готовую продукцию по каждому конкретному договору. То есть, продали товар, теперь его нужно закупить у поставщика.
В этом случае распоряжение на оплату счета создается отделом снабжения, когда они запрашивают счет от поставщика.
Счета не связанные со сделками, это в том случае, если вы закупаете материалы партиями и не хотите считать расходы по каждой конкретной сделке. Или операционные платежи, такие как аренда, налоги, маркетинг и какие-то интернет сервисы.
Если эти счета оплачивает бухгалтер, то мы можем создавать распоряжение на оплату счета, которое будет появляться у бухгалтера в личном кабинете.
При необходимости можно настроить СМС уведомление для бухгалтера, когда нужно оплатить счет.
То есть, появилась необходимость оплатить счет на рекламу. Маркетолог заполняет форму по ссылке, бухгалтер получает СМС уведомление, переходит в личный кабинет скачивает счет, оплачивает его и вносит данные по оплате.
Данные уходят обратно в CRM и, при необходимости меняется статус сделки, тем самым запуская другие бизнес-процессы.
Если операционные счета оплачивает сам руководитель, нужно просто вносить расходы. Мы это сделали с помощью телеграмм бота. После того как вы оплатили счет, выдали деньги сотруднику или оплатили интернет-сервис, вы просто вносите эти данные в специальную форму.
Это делается с помощью мобильного телефона и занимает всего несколько секунд.
В управленческой таблице мы видим все наши расходы по сделкам и по компании и уже можем считать чистую прибыль.
Прибыль можно будет фильтровать по:
- Менеджерам
- Продуктам
- Салонам
- Городам
- Как хотите
В результате мы учитываем каждую копейку и видим все платежи в истории сделок amoCRM и в управленческой таблице. Может строить графики зависимости маркетинговых расходов с оборотом компании.
И все это без установки дополнительных сложных программ бухгалтерского учета.
